Met een juiste boekhouding kunt u financiële feiten vastleggen om een beter inzicht te krijgen in de financiële situatie van een bedrijf. Bij boekhouden komen verschillende lastige boekhoudtermen kijken. We bespreken in dit artikel termen die allemaal te maken hebben met ‘boekhouden’. Als ondernemer krijgt u vaak met deze termen te maken, dus is het verstandig om hier enige kennis van op te doen. Zonder het harde werk van de boekhouder zouden veel ondernemers weinig of minder inzicht hebben in de financiële gezondheid van het bedrijf.
Aan bod in dit artikel komen de boekhoudtermen:
Wat is een balans?
Een balans is een overzicht van alle bezittingen en schulden op een bepaald moment van een onderneming. Er is sprake van een momentopname, waardoor er een duidelijk beeld kan worden geschetst over hoe het bedrijf er financieel voor staat. De balans kent twee zijden: de debetzijde en de creditzijde. De linkerkant van de balans heet de debetzijde. Hier staan alle activa. Op de rechterkant bevindt zich de creditzijde, waar het eigen vermogen en vreemd vermogen staan. Deze twee posten aan de rechterkant heten ook wel passiva.
We leggen activa en passiva hieronder uit.
Activa: activa of ‘debet’ worden ook wel de bezittingen van een bedrijf genoemd. Deze term wordt het meest gebruikt bij een boekhoudbalans. Er zijn immateriële vaste activa en materiële vaste activa. Bij immaterieel gaat het om zaken die u niet kunt aanraken, zoals een patent of octrooi. Materiële activa zijn de activa die u wel kunt aanraken, zoals machines die worden gebruikt of het kantoorpand van de onderneming.
Passiva: passiva of ‘credit’ zijn de schulden van een bedrijf. De passiva kant van een balans laat zien op welke manier de activa worden betaald en hoeveel geld er is geïnvesteerd in een bedrijf. Passiva wordt onderverdeeld in eigen vermogen, vreemd vermogen en voorzieningen. Deze bespreken we hieronder.
Wat is omzetbelasting?
Omzetbelasting is de belasting die wordt betaald over de aangeschafte goederen en diensten. Het is een indirecte belasting vanuit de overheid. Een veel voorkomend type van omzetbelasting is ook wel btw (belasting toegevoegde waarde). Ondernemers moeten een aangifte van omzetbelasting doen aan het einde van een periode. Dit heet ook wel btw-aangifte. De FOD Financiën geeft aan hoeveel belasting ondernemers van klanten hebben ontvangen en hoeveel zij hebben betaald aan leveranciers. Het verschil betaalt de ondernemer terug of als de ondernemer teveel belasting heeft betaald dan krijgt hij dit teveel terug van de FOD Financiën.
Wat is eigen vermogen?
Het eigen vermogen (EV) is de totale activa minus de totale schulden. Het eigen vermogen is minder belangrijk voor eenmanszaken en is vooral relevant voor vennootschappen. Het eigen vermogen kan namelijk gezien worden als de schulden van de onderneming aan de (mede-)eigenaren. Aan het eigen vermogen kunt u zien in hoeverre het bedrijf de financiële verplichtingen kan nakomen. Het hebben van voldoende eigen vermogen is belangrijk voor een bedrijf, omdat het hebben van teveel geleend geld voor problemen kan zorgen.
Het eigen vermogen kan op verschillende momenten toe of afnemen. Maakt het bedrijf winst? Dan zal het eigen vermogen stijgen. Ook als er een privé-toevoeging of kapitaalstorting plaatsvindt dan stijgt het eigen vermogen. Een afname daarentegen kan voorkomen zodra het bedrijf aan verliezen lijdt. Afschrijving van goederen leidt eveneens tot een afname van het eigen vermogen. Let op: een veelgemaakte fout is dat de intrinsieke waarde als marktwaarde van het bedrijf wordt beschouwd. Dit is onjuist. Wel heeft een toename of afname invloed op de hoogte van de marktwaarde.
Voor een besloten vennootschap (bv) en naamloze vennootschap (nv) moet u het eigen vermogen onderverdelen in:
- Gestort en opgevraagd kapitaal;
- Agio;
- Herwaarderingsreserve;
- Onverdeelde winst;
- Wettelijke en statutaire reserves;
- Overige reserves.
Wat is vreemd vermogen?
Het eigen vermogen staat samen met het vreemd vermogen op de rechterzijde van de balans, ook wel de passiva kant. Het vreemd vermogen omvat alle schulden van een bedrijf, zoals een lening bij een bank. Er is zowel kort als lang vreemd vermogen. Onder het kort vreemd vermogen van een bedrijf vallen alle schulden met een looptijd van minder dan één jaar. Denk hierbij aan betalingsverplichtingen zoals crediteuren en belastingen. Lang vreemd vermogen zijn de schulden met een looptijd van langer dan één jaar. Voorbeelden hiervan zijn een hypotheek of een banklening.
Let op: het totaal aantal van het eigen vermogen en het vreemd vermogen moet gelijk zijn aan de debetzijde (activa en liquide middelen) van de balans.
Wat is liquiditeit?
Liquide middelen zijn het geld dat een bedrijf in de kas of op de bankrekening heeft. Het woord ‘liquide’ staat voor vloeibaar, wat aangeeft dat er een snelle verplaatsing van dit geld mogelijk is. De liquide middelen staan op de linkerzijde van de balans. Ze vallen onder de
vlottende activa: bezittingen die van korte duur in een bedrijf aanwezig zijn.
Liquide middelen worden vaak gebruikt voor de betalingen van salarissen, het aflossen van schulden of om aan kortlopende betalingsverplichtingen te voldoen. Bij een overschot aan liquide middelen kunt u overwegen om een deel te investeren of beleggen voor een verhoogd rendement.
Liquiditeitspositie is de som van alle activa die op een bepaald moment beschikbaar zijn in een bedrijf. Denk aan kasgeld of geld op de rekening. De liquiditeitspositie is vooral belangrijk op maandbasis. Het kan voorkomen dat u op jaarbasis winst maakt maar gedurende het jaar wel tegen krediettekorten aanloopt. Dit blijkt uit uw maandelijkse liquiditeit. In dat geval stelt u een liquiditeitsplan op maandbasis op.
Wat is afnemerskrediet?
Dit is krediet die afnemers aan leveranciers verlenen door de bedragen vooruit te betalen voor goederen en diensten die nog geleverd moeten worden. De vooruitbetaling kan worden gezien als een soort lening aan het bedrijf. Het bedrijf moet dan wel binnen de afgesproken termijn de goederen/diensten bewerkstelligen. Op de balans komt het afnemerskrediet te staan onder de noemer ‘vooruit ontvangen bedragen’. Dit type lening wordt meestal snel afgelost, waardoor deze kredietvorm onder het kopje ‘kort vreemd vermogen’ geplaatst mag worden.
Wat is een grootboekrekening?
Een grootboekrekening of een ‘voorziening’ is een categorie van inkomsten en uitgaven. Een voorziening is een soort reservepotje dat in de toekomst kan worden gebruikt voor het doel waarvoor het is bestemd. Een doel van een dergelijke voorziening kan zijn om het bedrijfsgebouw uit te breiden of te renoveren.
Via grootboekrekeningen wordt de boekhouding netjes geordend en kan er sneller een balans en winst- en verliesrekening worden opgesteld. Er wordt per categorie een grootboekrekening beslist, zoals: autokosten, telefoonkosten, lening, renovatie, enz. Alle uitgaven die onder hetzelfde kostentype vallen worden bij elkaar opgeteld voor een bepaalde periode. Veel digitale boekhoudprogramma’s hebben al de belangrijkste grootboekrekeningen voor u ingesteld. Een verzameling van alle grootboekrekeningen vindt u terug in het grootboek.
Wat is voorraad?
Aan het einde van ieder boekjaar moet er worden bekeken welke grondstoffen, goederen enzovoorts nog in voorraad zijn. De producten hebben allemaal een bepaalde aanschaffingswaarde. Het opstellen van een gedetailleerde lijst van de voorraad is wettelijk verplicht.
Wat is een winst- en verliesrekening?
Een winst- en verliesrekening weergeeft de opbrengsten en de kosten van een onderneming over een bepaalde periode. Deze wordt jaarlijks opgesteld en maakt deel uit van de jaarrekening. Een andere benaming voor winst- en verliesrekening is ook wel exploitatierekening of resultatenrekening. Heeft de winst- en verliesrekening betrekking op meer onderdelen van een onderneming? Dan wordt ook wel de term geconsolideerde winst- en verliesrekening gebruikt.
Wat is een jaarrekening?
Een
jaarrekening geeft een financieel overzicht van uw onderneming en wordt ieder jaar opnieuw opgesteld. De balans en de winst- en verliesrekening komen hierin terug.
De jaarrekening bestaat uit een viertal onderdelen:
- De balans
- De resultatenrekening
- De sociale balans
- Toelichtingen
Lees hier meer over wat een jaarrekening is, wat het doel ervan is, hoe u deze leest en opstelt.
Wat zijn journaalposten?
Bij journaliseren worden wijzigingen aangebracht op de grootboekrekeningen, gedeeltelijk door een gebruiker die deze handmatig uitvoert en gedeeltelijk door een programma dat verschillende taken automatiseert. Het journaal bevat een overzicht van alle grootboekwijzigingen.
Journaalpost: inboeken gebeurt met een journaalpost, deze geeft aan of een post gedebiteerd of gecrediteerd dient te worden. Een journaalpost bestaat uit twee regels die altijd in evenwicht moeten zijn, namelijk de debetzijde en creditzijde. In het journaal ziet u alle boekingen terug die zijn gedaan in een boekjaar samen met de boekstuknummers en de bijbehorende facturen. Per financieel feit stelt u een journaalpost op.
Wat is salarisadministratie?
Dit is de administratie van de personeelskosten en het uitbetalen van het personeel. Ook loonheffingen vallen hieronder. Een ander woord voor salarisadministratie is ook wel loonadministratie, deze termen betekenen hetzelfde. U bent verplicht om salarisadministratie bij te houden als u één of meerdere werknemers heeft. De werknemers ontvangen loon voor de diensten. Een salarisadministratie bestaat uit verschillende berekeningen en formulieren, waaronder: jaaropgave, loonbestanddelen in de eindheffing, salarisstrook, uitkeringen en vrijgestelde vergoedingen, beschikkingen/verklaringen, loonstaat en afdrachtverminderingen.
Wat is auditfile?
Dit is een computerbestand waarin gegevens van een boekhouding worden opgeslagen. Soms worden de gegevens via hier uitgewisseld naar andere administratieve systemen. De auditfile geeft een overzicht van alle mutaties in uw grootboekrekening, gegroepeerd per periode (vaak per boekjaar). Auditfiles zitten niet vast aan een specifiek boekhoudprogramma. Ze worden gebruikt om de mutaties van uw bedrijf eenvoudig te kunnen analyseren.
Wat is kasstroomoverzicht?
Op z’n Engels wordt dit ook wel cashflow management genoemd. Dit is een overzicht van alle feitelijke geldtransacties die het boekjaar inkomen en uitgaan. Met een kasstroomoverzicht krijgt u inzicht in de manier waarop liquide middelen van uw onderneming zijn besteed. Ook ziet u vanuit welke bronnen u de liquide middelen heeft ontvangen. Kortom, een kasstroomoverzicht laat zien waar het geld in een onderneming vandaan komt en waar het aan wordt besteed. Zo weet u wat er allemaal is omgegaan binnen het bedrijf. Het kasstroomoverzicht kunt u op twee manieren samenstellen:
- Via de directe methode: het overzicht wordt gebaseerd op de grootboekkaarten van uw liquide middelen. U kijkt naar de bank- en kasoverzichten en controleert waaraan geld is besteed en waaraan geld is ontvangen.
- Via de indirecte methode: het overzicht wordt gebaseerd op het bedrijfsresultaat, hier past u correcties op toe. In dit bedrijfsresultaat zijn ook kosten opgenomen die geen opbrengsten zijn en opbrengsten die geen ontvangsten zijn.
Hulp nodig bij uw boekhouding?
Hopelijk hebben we u al een beetje wegwijs kunnen maken in de boekhoudwereld. Heeft u toch nog wat extra uitleg of hulp nodig bij de boekhouding van uw onderneming? Vraag 3 offertes van professionele boekhouders in uw regio aan via de link hieronder. Na uw aanvraag nemen we persoonlijk contact met u op om uw aanvraag te bespreken waarna de meest geschikte boekhouders in ons netwerk u een offerte voor zullen leggen. U beslist zelf of u een samenwerking aangaat of niet. Onze dienst is geheel kosteloos en vrijblijvend.
Tel: +092 98 01 79
Mail: info@boekhouderloket.be