Jaarlijkse boekhoudkundige verplichtingen voor kleine vzw’s
Vzw’s spelen een steeds grotere rol in België. Wist u dat bijna één op de zeven banen van het totaal aantal privéjobs in België een vzw-job is? Een vzw is wettelijk verplicht om een correcte boekhouding te voeren en de jaarlijkse jaarrekening neer te leggen. Het hangt af van de grootte van uw vereniging op welke manier u de jaarrekening moet neerleggen. We bespreken in dit artikel welke boekhoudkundige verplichtingen kleine vzw’s hebben en waarin deze verplichtingen verschillen van die van grote vzw’s.
Op deze pagina:
Wat is een kleine vzw?
Er zijn in principe twee verschillende vzw’s: kleine vzw’s (waaronder micro vzw’s) en andere/grote vzw’s. Een vzw, voluit verenigingen zonder winstoogmerk, wordt als een kleine vzw beschouwd als die op de balansdatum van het laatste afgesloten boekjaar maximaal één van de drie volgende criteria overschrijdt:- Een balanstotaal van € 1.337.000
- Een jaargemiddelde van maximaal 5 voltijdse medewerkers
- Ontvangsten zijn maximaal € 334.000 euro exclusief BTW
- Een balanstotaal van € 335.000
- Een jaargemiddelde van maximaal 10 voltijdse medewerkers
- Een omzet van € 700.000
Ontvangsten kunnen uit veel verschillende kanalen komen, aangezien het vzw-landschap een grote verscheidenheid aan doelstellingen kent. Een aantal voorbeelden zijn:
- Lidgelden;
- Sponsorgelden;
- Inkomsten uit verkoop van boeken;
- Inkomsten uit publiciteitswerving;
- Inkomsten uit de inschrijvingen van studiedagen.
Uitzonderlijke ontvangsten zijn de ontvangsten die niet behoren tot de normale werking van de vzw, maar door een gelegenheid tot stand komen. Denk aan een schenking of inkomsten vekregen uit een actie die de vzw slechts één keer onderneemt.
Wat is een ivzw?
De ivzw is een internationale vereniging zonder winstoogmerk. Er wordt net als bij de vzw een niet-winstgevend doel nagestreefd, maar dan heeft dit betrekking op internationaal niveau. Toch mag een vzw niet worden verward met een ivzw. Een ivzw verschilt op een aantal punten van een vzw, namelijk:- Een ivzw heeft een internationaal karakter en internationaal doel;
- De zetel moet in België zijn gevestigd;
- Een ivzw bestaat uit twee organen: de algemene vergadering en het bestuursorgaan;
- Een ivzw heeft zelf rechten en plichten;
- De statuten met grondbeginselen moeten vai een authentieke akte worden opgesteld, waarbij een notaris verplicht is;
- Leden van een ivzw mogen geen enkel materieel voordeel ontvangen van de ivzw.
Boekhouding vzw zelf doen of uitbesteden?
De fiscale regelgeving rondom vzw’s, al zeker voor vzw’s die op de rand van een kleine en een grote vzw balanceren, is niet zo eenvoudig. De meeste vzw’s kiezen ervoor om een professionele boekhouder in te schakelen om er zeker van te zijn de boekhouding accuraat wordt gevoerd. Hoewel het inhuren van een boekhouder geen verplichting is, raden we dit zeker aan.Enkelvoudige of dubbele boekhouding als vzw?
De grootte van uw vzw beslist of u enkelvoudige of dubbele boekhouding moet voeren en waar en hoe u de jaarrekenig moet neerleggen. Een kleine vzw met een vereenvoudigd schema voert een enkelvoudige boekhouding uit, ook wel kasboekhouding of eenvoudige boekhouding genoemd. Kleine vzw’s die niet aan de genoemde criteria voldoen dienen een jaarrekening volgens verkort schema op te maken. U kunt er als kleine vzw ook voor kiezen om een dubbele boekhouding te voeren, maar dan moet u dit minimaal drie jaar volhouden. U kunt niet zomaar om het jaar van boekhouding wisselen.Boekhoudkundige verplichtingen grote vzw
Een grote vzw is verplicht om een dubbele boekhouding te voeren. Ook moeten grote vzw’s de jaarrekening opstellen volgens het volledige model voor verenigingen en stichtingen. Daarnaast moeten er één of meerdere erkende commissarissen worden benoemd die de financiële stand van de vzw en van de jaarrekening moeten controleren.Let op: kleine vzw’s kunnen hun jaarrekening neerleggen op de griffie van de Ondernemingsrechtbank. Alle grote/andere vzw’s moeten de jaarrekening neerleggen op de Nationale Bank. De neerlegging van de jaarrekening dient binnen een maand nadat de cijfers werden goedgekeurd te gebeuren.
Wellicht ook interessant voor u:
Algemene boekhoudkundige verplichtingen voor vzw’s
Naast het neerleggen en laten goedkeuren van de jaarrekening, moeten vzw’s ook aan een paar andere boekhoudkundige verplichtingen voldoen. Zo dient er ieder jaar een begroting te worden gemaakt en moet in sommige gevallen ook de sociale balans worden ingevuld.Begroting
Iedere vzw moet jaarlijks de begroting laten goedkeuren. De begroting wordt gemaakt voor het volgende boekjaar en moet uiterlijk 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar worden goedgekeurd door de Algemene Vergadering. Er is niet wettelijk vastgelegd hoe de begroting uit moet zien, maar we adviseren om hetzelfde schema aan te houden als die van de jaarrekening. Het is belangrijk om de begroting met grote zorg op te stellen en alle gegevens goed te evalueren. U hoeft de begroting niet neer te leggen bij een externe partij, deze blijft in tegenstelling tot de jaarrekening intern.
Sociale balans
Vzw’s die op jaarbasis gemiddeld 20 of meer medewerkers in dienst hebben, dus ook kleine vzw’s, moeten een sociale balans invullen. De sociale balans maakt deel uit van de gestandaardiseerde modellen van de jaarrekening voor verenigingen en stichtingen.