Boekhouding bij een webshop: belangrijke tips en veelgemaakte fouten
6 minuten leestijd
Laatst bijgewerkt op 16-12-2021
Het bijhouden van de boekhouding is niet het favoriete klusje van een webshopondernemer, maar toch moet dit gebeuren. Bij webshops komt vaak een complexere administratie kijken onder andere door het grote aantal transacties. Wij hebben een aantal adviezen voor u op een rijtje gezet waarmee de administratie van uw webshop een stuk eenvoudiger wordt gemaakt. Ook benoemen we een aantal misverstanden in de boekhouding van webshops. Benieuwd? Lees dan snel verder.
Boekhoudtips voor (kleine) webshops
U bent liever bezig met ondernemen dan met de boekhouding van uw webshop. Raffelt u ook soms de administratie af? Dan kan het zijn dat uw boekhouder of accountant langer de tijd nodig heeft om alle fouten eruit te halen en alles weer recht te trekken, wat u alleen maar extra geld kost. Lees hieronder onze adviezen voor uw (online) webshop boekhouding.Onze tips voor uw webshop boekhouding:
- Tip 1: de webshop voorraden real-time bijwerken
- Tip 2: vergeet aanloopkosten en gemengde kosten niet
- Tip 3: privétransacties in de boekhouding achterwege laten
- Tip 4: btw rekenen over verzendkosten
- Tip 5: inkopen doen in het buitenland
- Tip 6: aangifte kansspelbelasting
- Tip 7: Boekhouding webshop zelf doen of uitbesteden?
Tip 1: de webshop voorraden-bijwerken
Door de boekhouding aan een webshop te koppelen via een webshop boekhoudprogramma, kunt u de webshopbestellingen foutloos verwerken. De bestellingen die in de webshop worden gemaakt, worden namelijk direct ingeboekt in de administratie. Als de ondernemer meerdere webshops of daarnaast één of meerdere fysieke winkels heeft, dan worden alle voorraden het beste op één administratieve plek bijgehouden. Zo verkoopt u geen producten die u niet kunt aanleveren en kan uw webshop telkens een actuele productvoorraad tonen. Ook is dit handig voor de ondernemer, om te zien welke producten hij moet inkopen.Tip 2: vergeet aanloopkosten en gemengde kosten niet
Veel webshopondernemers vergeten een aantal kosten mee te nemen in de boekhouding, terwijl dit juist een hoop belasting kan besparen. Kosten die vaak over het hoofd worden gezien bij de boekhouding zijn de aanloopkosten. Weet u bijvoorbeeld wat aanloopkosten zijn? Dit zijn de kosten die worden gemaakt tijdens de startperiode van een onderneming of project. Dit is voor webshopondernemers ontzettend relevant, omdat zij de onderneming vaak beginnen vanuit een hobby en zich pas later als onderneming inschrijven. Andere kosten die vaak worden vergeten zijn de gemengde kosten. Dit zijn de kosten voor zowel iets zakelijks als iets privé, zoals uw telefoonabonnement. Het deel van de abonnementskosten dat u zakelijk gebruikt, mag u in de boekhouding verwerken.Tip 3: privétransacties in de boekhouding achterwege laten
Iets wat nog veel voorkomt, maar wat wel een groot misverstand is; privétransacties verwerken in de zakelijke boekhouding. Als eenmanszaak of vof wordt er geen onderscheid gemaakt tussen uw bedrijf en u als ‘privé’ persoon zelf. Voor de FOD maakt het niet uit of u een keer uw privéboodschappen met uw zakelijke pas betaalt. U mag dit geld opnemen in de boekhouding, maar dit hoeft niet. Bedenk dus goed of u het nuttig vind om al die privétransacties in uw boekhouding bij te houden, of dat u liever tijd bespaart en dit weglaat. Let op: bij BV’s is dit een heel ander verhaal, gezien er daar wèl een onderscheid wordt gemaakt tussen het bedrijf en u als persoon.
Tip 4: btw rekenen over verzendkosten
Webshopondernemers moeten er rekening mee houden dat er btw moet worden gerekend over de verzendkosten. Vaak wordt dit over het hoofd gezien en ontbreekt het een en ander op de factuur. Herkenbaar? U bent niet de enige. Er is nogal wat verwarring over deze regeling. De regel is namelijk dat de btw op verzendkosten de btw van uw product volgt. Als u een product verkoopt waarover u 21% btw moet heffen, dan rekent u ook 21% btw over de verzendkosten. Bij de verkoop van meerdere producten met verschillende btw-percentages moet u het hoogste btw-tarief hanteren. Stel dus altijd uw btw-tarieven goed in zodat direct de juiste btw wordt berekend, dat bespaart een hoop handmatig werk achteraf.
Tip 5: inkopen doen in het buitenland
Als u producten inkoopt het uit het buitenland, dan krijgt u te maken met btw-regels in het buitenland. Het kan zijn dat u iets inkoopt uit het buitenland zonder dit direct door te hebben, denk aan advertenties op sociale media. Het is dan belangrijk dat u uw btw-nummer doorgeeft. Op de factuur wordt dan geen btw meer in rekening gebracht. Koopt u iets buiten de EU? Dan staat er helemaal geen btw op de factuur en hoeft u ook geen btw-nummer door te geven. Inkopen in het buitenland moet u wel opgeven bij de aangifte omzetbelasting. Maar de tip die hier centraal staat is dus; betaal niet onnodig belasting, zorg er altijd voor dat mensen op de hoogte zijn dat u een bedrijf representeert en niet een particuliere koper bent.Tip 6: aangifte kansspelbelasting
Als webshopondernemer zult u wellicht wel eens een winactie hebben georganiseerd. Winacties zijn kansspellen, dus mogelijk moet u kansspelbelasting hierover betalen. Dit is alleen het geval als het product of de dienst een waarde heeft van minstens € 450,-. Wel is het doen van de aangifte kansspelbelasting verplicht in alle gevallen, ook als het product of de dienst een lagere waarde heeft. Als u onder de grens van € 450,- zit dan kunt u hier gewoon 0 invullen.Tip 7: Boekhouding webshop zelf doen of uitbesteden?
Veel webshopeigenaars twijfelen erover of ze de boekhouding zelf willen doen of dit toch liever uitbesteden. Voor een kleine ondernemer of zelfstandige is het niet verplicht om de administratie uit te besteden en kunt u het in principe zelf doen. Dit hangt natuurlijk wel af van uw financiële kennis, de bedrijfssituatie en uw bereidheid om zich meer in het financiële aspect van de onderneming te verdiepen. Vaak wordt geadviseerd om toch een boekhouder voor e-commerce in de arm te nemen, omdat een correcte boekhouding wordt verplicht door de FOD. Bij slordigheidsfouten of het missen van deadlines kunt u onnodige boetes van de FOD krijgen. Bovendien geeft een professionele boekhouder u verdere adviezen over uw organisatie, zoals over de rechtsvorm.Een ander voordeel van een samenwerking met een administratie- of accountantskantoor is dat u gebruik kunt maken van hun software. Veel kantoren werken samen met boekhoudprogramma’s. Om een van deze pakketten als (kleine) online ondernemer aan te schaffen is vaak een grote kostenpost. Door het programma van de boekhouder of accountant te gebruiken bespaart u geld wat u weer voor de groei van de onderneming kunt gebruiken.
Ook interessant:
Wat past het beste bij uw onderneming: een boekhouder of accountant?
Om te bepalen waar u baat bij hebt is het goed om te weten wat het verschil is tussen een boekhouder en accountant. Een accountant is een beschermd beroep en boekhouder is een vrij beroep. Iedereen mag zijn of haar eigen administratiekantoor opstarten en zichzelf boekhouder noemen. Een accountant heeft diploma’s behaald en is dus zeker op de hoogte van het Belgische belastingstelsel en de wetgeving. Ook zijn er boekhouders die over diploma’s beschikken, maar dit is niet bij iedereen het geval. Vaak zijn deze boekhouders aangesloten bij een branche organisatie.Wanneer u echter geen bijzondere werkzaamheden verricht kan een boekhouder de administratie makkelijk voor u verzorgen. Wanneer de webshop dermate groeit dat er ook nog andere verplichtingen komen, zoals een accountantsverklaring, dan is het zeer zeker aan te raden om direct samen te werken met een accountant. Een accountant is meestal duurder dan een boekhouder.